Politique de confidentialité — EvoxOneScan

L'organisation cliente est responsable des données qu'elle numérise (« responsable du traitement »). Evox Systems agit comme fournisseur technologique (« sous-traitant ») : nous hébergeons et sécurisons l'infrastructure, et l'accès aux documents d'une organisation est isolé par sous-domaine et ne peut être consulté par une autre organisation.

Images des factures, reçus et autres pièces comptables capturées par caméra ou importées depuis la photothèque de l'appareil.

Données extraites de ces documents : nom du fournisseur, numéro de facture, dates, montants, taxes (TPS/TVQ), devise.

Identifiants de compte et jeton d'authentification, utilisés pour la connexion sécurisée au sous-domaine de l'organisation.

Métadonnées techniques liées au traitement du document (statut, score de confiance de l'analyse automatisée).

Les images numérisées sont envoyées à un fournisseur tiers d'intelligence artificielle (OpenAI ou Anthropic, selon la configuration choisie par l'organisation) afin d'en extraire automatiquement les données (fournisseur, montants, taxes, dates). Ces fournisseurs traitent les documents uniquement pour produire le résultat de l'analyse et ne les utilisent pas pour entraîner leurs modèles dans le cadre de cette intégration.

Les données sont utilisées exclusivement pour la numérisation, la validation et l'importation comptable des documents (création de débourses et d'écritures de journal) dans le système de gestion de l'organisation, ainsi que pour le support technique.

En dehors du fournisseur d'analyse par intelligence artificielle mentionné ci-dessus, nous ne vendons ni ne partageons vos données avec des tiers à des fins publicitaires. Les données transitent uniquement entre l'application et le sous-domaine sécurisé de l'organisation (*.evoxsystems.cloud), hébergé par Evox Systems.

Les communications sont chiffrées (HTTPS/TLS). Le jeton de session est stocké dans le coffre sécurisé du système d'exploitation (Keychain sur iOS, Keystore sur Android).

Les documents numérisés et les données extraites sont conservés pendant une période configurable, généralement 7 ans, conformément aux obligations de conservation des pièces comptables applicables au Québec.

Toute demande d'accès, de rectification ou de suppression concernant des documents numérisés doit être adressée à l'organisation qui les a soumis, ou à [email protected]. Vous disposez également d'un droit de plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

L'application demande l'accès à la caméra et à la photothèque uniquement pour permettre la capture ou l'importation des documents à numériser. Aucune autre donnée de l'appareil n'est collectée par ces autorisations.

Cette politique peut être mise à jour. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page.

Pour toute question relative à la confidentialité : [email protected]